Kurz-Zusammenfassung

Getting Things Done von David Allen ist ein System für persönliche Produktivität und Task-Management. Es hilft, Verpflichtungen klar zu strukturieren, offene Aufgaben zu erfassen und den Kopf zu entlasten. Durch das GTD-System werden Projekte, Aufgaben und Ideen in einem vertrauenswürdigen System organisiert. Ziel ist ein Zustand geistiger Klarheit, in dem Entscheidungen effizient getroffen und Prioritäten sicher gesetzt werden können.

Allgemeine Ideen

• Stress entsteht meist durch schlecht gemanagte Verpflichtungen mit sich selbst

• Klarheit heißt zu wissen, was erreicht werden soll und was nicht

• Um Gedanken loszulassen, müssen Ziele geklärt, nächste Schritte definiert und in ein verlässliches System überführt werden

• Fokus liegt auf der Verwaltung der nächsten konkreten Aktionen

  
  

• Ein offener Loop ist eine Verpflichtung, die noch nicht vollständig gemanagt ist. Zum Beispiel "ich muss noch den Müll rausbringen".

• Ein Ergebnis ist eine klare Definition, was „fertig“ bedeutet

• Eine Aktion beschreibt komkret, wie „Tun“ aussieht und was zu tun ist

  
  

• Horizontales Management verbindet verschiedene Arten von Projekten Vertikales Management bringt spezifische Projekte voran

Inhalt

Die fünf Schritte des Workflows

Der Prozess des Arbeitens wird in die 5 Schirtte Caprue, Clarify, Organize, Reflect und Engage aufgeteilt.

Capture:

Alle Gedanken, Aufgaben und Ideen werden notiert. Alles, was Aufmerksamkeit bindet, gehört in ein Sammelsystem. Ziel ist, den Kopf zu leeren und einen Überblick über die offenen Verpflichtungen zu bekommen. Das erleichtert das Gehirn und sorgt für Klarheit. Offene Loops sogen dafür, dass die Gedanken immer wieder dort hin abschweifen. Wenn man ein System hat, auf das man sich verlassen kann und das sich um solche Aufgaben kümmert, kann diese Last aus den Gedanken genommen werden.

Wichtige Regeln:

• Jeder offene Loop muss erfasst werden

• Ein Erfassungstool immer griffbereit halten

• Das erfasste regelmäßig verarbeiten

Clarify:

In Klärung werden die Punkte aus Erfassen verarbeitet und festgelegt, was das Ziel von jedem dieser Punkte ist. Jeder Punkt wird hier einzeln bearbeitet. Der nächste Handlungsschritt wird bestimmt.

Für jeden Punkt gibt es 3 Möglichkeiten:

• Do:

  Es selbst machen. Die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt.

  
  

• Delegate:

  Alle Aufgaben, die länger als 2min dauern und delegiert werden können, sollten auch von jemand anders erledigt werden können. Waiting For List: Eine Liste mit, den Aufgaben, die man delegiert hat und bei denen man auf Antwort von anderen wartet. Sie hilft, den Überblick über Delegation zu behalten.

  
  

• Defer:

  Alles, was 2min oder länger dauert und nur von einem selbst erledigt werden kann, wird geplant. Diese Aufgaben werden in Kalendern und To-do-Listen gesammelt und gezielt abgearbeitet.

Wenn keine Aktion notwendig ist, wird entschieden, ob es sich um Müll, Referenzmaterial oder eine „Vielleicht“-Idee handelt. Nicht umsetzbare Punkte werden sortiert in:

• Trash: für Unnützes oder Irrelevantes

• Igendwann/Vielleicht-Liste: Eine Liste für Ideen, die gerade nicht umsetzbar sind

• Reference für nützliche Informationen werden als Referenz zu dem jeweiligen Projekt gespeichert.

Organize:

Erinnerungen und Aufgaben werden in klaren Strukturen abgelegt. Organisation erfolgt über Listen und Ordner.

• Projekte:

  Ein Projekt ist jedes Ergebnis, das mehr als eine Handlung erfordert. Sie werden in einer Projekt Liste verwaltet. Die Projekt Liste dient als Index aller aktiven Projekte. Unterstützende Informationen werden separat in „Support Material Files“ abgelegt.

• Nächste Schirtte:

  
  

  Kalender: Wird nur für zeitgebundene Informationen oder Handlungen genutzt. Nur Ereignisse, Termine und Fristen werden dort notiert. To-dos sollten nur im Kalender notiert werden, wenn sie zwingend an dem Tag erledigt werden müssen.
  

  Next Actions List: Alle Aufgaben, die nicht im Kalender stehen, werden hier gesammelt.Bei Bedarf können die Listen nach Kategorien unterteilt werden. Eine „Waiting For“-Liste dient dazu, delegierte Aufgaben im Blick zu behalten.

  Erinnerungen werden kontextbezogen sortiert, z. B. „Am Computer“, „Im Büro“, „Zuhause“.So kann je nach Ort oder Situation effizient entschieden werden.

  Ein „Tickler File“ erinnert an Aufgaben in der Zukunft. Dafür werden Erinnerungsordner nach Monaten angelegt, die regelmäßig überprüft werden.

  
  

  Non-Actionable Items:

  Alle Elemente, die nicht direkt umgesetzt werden können, werden in eine von drei Kategorien eingeordnet.

  • Trash: Unnütze Informationen werden gelöscht.

  • Incubation: Ideen oder mögliche Vorhaben werden in „Someday/Maybe“ verschoben und regelmäßig überprüft.

  • Reference: Projektspezifische Informationen werden vom Projektplan getrennt. Ein allgemeines Referenzsystem wird erstellt, gegebenenfalls mit eigenen Ablagen für größere Projekte.

    
    

• Checklisten:

  Checklisten dienen als Erinnerungen, um sicherzustellen, dass zu einem Thema alles bedacht wurde. Sie werden verwendet, um Dinge bewusster zu verfolgen oder Entscheidungen zu erleichtern. Verpflichtungen werden in Projekte überführt, anschließend werden nächste Schritte definiert. Verpflichtungen werden auch nach Verantwortungsbereichen eingeordnet.

Reflect:

Dieser Schirtt dient dem Reflektieren über die eigene Arbeit. Hier werden Listen, Pläne und Checklisten regelmäßig überprüft. Tägliche Kurzüberblicke halten das System aktuell.

Dazu erfolgt wöchentlich erfolgt ein umfassender „Weekly Review“.

• Weekly Review: Alle neuen Elemente werden gesammelt. Listen werden überprüft und aktualisiert. Abgeschlossene Aufgaben werden entfernt. Gesammelte Aufgaben werden durch den "Clarify" Prozess verarbeitet.

  
  

• Drei Phasen prägen den Review:

  • Get Clear: alles Neue sammeln, Kopf und In-Box leeren.

  • Get Current: Kalender, Aktionslisten, Projektlisten, Agenden und Vielleicht-Listen überprüfen.

  • Get Creative: neue Projekte, Ideen und Prioritäten identifizieren.

Engage

Wenn Klarheit herrscht, kann Intuition als Entscheidungsgrundlage dienen.

Die 4 Kriterien zur Entscheidungsfindung:

• Context: sind Ressourcen verfügbar?

• Time Available: ist genug Zeit vorhanden?

• Available Energy: reicht die Energie aus?

• Priority: Bringt es den größten Nutzen?

3-Schritte für die tägliche Arbeit:

• Arbeit definierenhsehen, neue Aufgaben erfassen und im GTD-Workflow verarbeiten

• Definierte Arbeit machen: Kalender und Aktionslisten bearbeiten

• Undefinierte Arbeit machen: unerwartete Aufgaben anhand der vier Kriterien priorisieren

Die Horizonte der Arbeit:

Allen beschreibt 6 Horizonte in denen die Arbeit betrachtet werden kann. Sie beschreiben alle Schirtte von allgemeinen Prinzipien über die Vision hin zu Projekten und den tatsächlichen Aufgaben die erledigt werden müssen, um seine Ziele zu erreichen.

0. Aktionen: Konkrete Aufgaben, die sofort ausgeführt werden können.

1. Projekte: Mehrstufige Aufgaben, die auf der Projektliste geführt werden.

2. Verantwortungsbereiche: Thematische Felder, in denen Verpflichtungen bestehen.

3. Ziele: Mittelfristige Ergebnisse für ein bis zwei Jahre.

4. Vision: Langfristige Ausrichtung über drei bis fünf Jahre.

5. Zweck und Prinzipien: Grundsätzliche Orientierung, Werte und Motivation.

Das Natürliche Planungsmodell

Effektive Planung folgt einem natürlichen Prozess. Probleme entstehen, wenn dieser Prozess unterbrochen wird.

Schritte des natürlichen Planens: Zweck und Prinzipien definierenErfolg visualisierenIdeen sammelnStrukturieren nach Prioritäten und AbfolgenNächste Aktionen festlegen

• Zweck und Prinzipien: Klarheit darüber, was erreicht werden soll und warum.Verhaltensstandards festlegen, um Vertrauen in die Ausführung zu schaffen.

• Vision: Das gewünschte Ergebnis klar vor Augen führen.

• Brainstorming: Alle Ideen ungefiltert sammeln.Gedanken mit Mindmaps ordnen.

• Organisation: Ideen sortieren und zu handlungsfähigen Elementen verdichten.

• Nächste Aktionen: Jeden Schritt so weit herunterbrechen, dass eine klare Handlung definiert ist.

Umsetzung in der Praxis

1. Arbeitsplatz einrichten: Ein klarer, funktionaler Raum erleichtert den Fokus.Zwei bis drei Tage für die Einrichtung einplanen.

2. Erfassungssystem aufsetzen: Etwa sechs Stunden investieren, um das System richtig zu strukturieren.

3. Aktionen klären: Etwa acht Stunden, um alle bestehenden Aufgaben zu durchdenken.

4. Referenzsystem schaffen: Informationen in alphabetisch geordneten Ordnern ablegen.Themen, Personen oder Projekte als Ordnungskriterium.Ziel ist, jedes Dokument in weniger als einer Minute richtig einzuordnen.

Meistern des Systems

1. Grundlagen festigen: Erfassungsgewohnheit etablierenHandlungsschritte klar definieren und umsetzenKalender, Aktionslisten und Wartelisten aktiv nutzenWöchentliche Durchsicht durchführenZwei-Minuten-Regel anwenden

2. Kontrolle über die Arbeit gewinnen: Den Überblick über Aufgaben und Zeit bewahren

3. Integriertes Lebensmanagement: Ein individuelles System entwickeln, das alle Projekte und Verantwortlichkeiten abbildetVertrauen in das System aufbauen, um flexibel auf Neues reagieren zu können

4. Fokus, Richtung und Kreativität: Durch Klarheit und Struktur entsteht Raum für Kreativität und neue Ideen