Kurz-Zusammenfassung

Die PARA-Methode ist ein einfaches System für digitales Wissensmanagement. Es dient dazu, Informationen klar zu strukturieren, Zeit zu sparen und den Fokus auf Handlungsfähigkeit zu lenken. Das System teilt alle Inhalte in vier Hauptbereiche: Projects, Areas, Resources und Archives. Es unterstützt Einzelpersonen und Teams dabei, Wissen gezielt zu erfassen, zu ordnen und produktiv einzusetzen.

Allgemeine Ideen

• Ein Organisationssystem muss einfach sein, um Aufmerksamkeit freizusetzen

• Es soll Zeit sparen und den Fokus verbessern

• Organisiere für Handlungsfähigkeit. Danach, wann und wo Informationen gebraucht werden.

Inhalt

PARA Methode

Ein System, um alle Informationen in vier zentrale Kategorien zu gliedern.Ziel ist es, Informationen dorthin zu bringen, wo sie praktisch und nutzbar sind.

• Projects (Projekte):

  Kurzfristige Aufgaben mit einem klaren Endziel. Sie sind auf messbare Ergebnisse ausgerichtet und sollten mit langfristigen Zielen verbunden sein. Falls nötig, können sie in kleinere Teilprojekte zerlegt werden.

  Beispiele: Bericht schreiben, Website entwickeln, Präsentation vorbereiten.

  
  

• Areas (Bereiche):

  Langfristige Verantwortlichkeiten und Aufgaben, die dauerhaft gepflegt werden müssen. Hier geht es um fortlaufende Standards und Zuständigkeiten. Auch private Verantwortungsbereiche können hier gesammelt werden.

  Beispiele: Management, Strategie,Finanzen

  
  

• Resources (Ressourcen):

  Themen, Interessen oder Materialien, die in Zukunft nützlich sein könnten. Sie ähneln den Areas, sind aber ohne feste Verpflichtung oder Ziel. Ressourcen können auch öffentlich geteilt werden

  Beispiele: Reisen, neue Fähigkeiten, Forschungsinteressen oder persönliche Inspiration.

  
  

• Archives (Archive):

  Abgelegte oder abgeschlossene Informationen.Alles, was aktuell nicht mehr gebraucht wird, aber als Referenz dienen kann. Archivieren statt löschen. So bleibt der Arbeitsbereich übersichtlich.

Einrichtung in drei Schritten

Ein klarer Leitfaden, um das PARA-System einzurichten.

1. Alles archivieren

   Alle bestehenden Notizen zunächst in einen Archivordner verschieben und mit Datum versehen. Nichts löschen, nur aus dem Sichtfeld nehmen.

   
   

2. Projektordner anlegen

   Für jedes aktive Projekt einen separaten Ordner erstellen.

   Jeder Ordner repräsentiert ein klares Ziel oder Ergebnis.

   
   

3. Zusätzliche Ordner anlegen

   Nur dann neue Ordner erstellen, wenn Inhalte vorhanden sind.Leere Ordner vermeiden.

Tipps zur Organisation

• Das PARA-System kann parallel auf mehreren Plattformen verwendet werden, wie etwa in einer Notes App, im Cloud Storage, in To-Do-Tools, Kalendern oder im lokalen Dateisystem.

• Die Ordnerstruktur muss nicht überall identisch sein.

• Wenn das System unübersichtlich wird, einfach alles archivieren und neu beginnen.

• Inbox

  Ein zusätzlicher Ordner für neue oder unbearbeitete Inhalte.Alles kommt zuerst in die Inbox und wird später sortiert. Mehrere Inboxes sind möglich, etwa in Notizen-Apps oder Cloud-Speichern.

• Ordnernummerierung:

  Verwenden von Nummerierungen zur besseren Übersichtlichkeit

  Zum Beispiel:

  • 0 Inbox

  • 1 Projects

  • 2 Areas

  • 3 Resources

  • 4 Archives

• Namenskonvention

  Kurze und klare Namen verwenden. Zur besseren Unterscheidung Emojis oder Groß-/Kleinschreibung nutzen.

• Offline-Modus

  Projekte lokal speichern, um sie jederzeit verfügbar zu haben.

• Backups

  Regelmäßig Sicherungskopien anlegen, um Fortschritte zu sichern.

  
  

PARA Systempflege

1. Elemente in der Inbox überprüfen und sinnvoll umbenennen

2. In passende PARA-Ordner verschieben

3. Projektordner regelmäßig aktualisieren

Informationen sollen zwischen den Kategorien fließen. Ordnerduplikate vermeiden. Stattdessen taggen oder verlinken.

PARA for Teams (PARA im Team)

Der Zweck von Wissensmanagement ist, Wissen effektiv zu teilen. Ein PARA-System in Teams soll die persönliche Produktivität erhöhen, nicht nur zentral Wissen speichern.

Ein gemeinsames Wiki allein reicht nicht, da Wissensaustausch Zeit kostet und selten belohnt wird. PARA muss daher auf individuellen Nutzen ausgelegt sein.

Vier Empfehlungen

1. PARA-Struktur aufbauen: Projekte, Bereiche und Ressourcen gemeinsam definierenChecklisten für Project Kickoff und Project Completion (Projektstart und Abschluss) einführenOffizielle Plattformen festlegenRegeln und Standards für Dokumentation definierenEinen PARA Champion benennen, der das System betreut

2. Team schulen: Workshops und Coachings anbietenEine schriftliche PARA-Dokumentation bereitstellen

3. Nur gemeinsame Projekte teilen: Zugriff nur für Personen, die aktiv beteiligt sindGemeinsame Projekte auf gemeinsamen Plattformen halten

4. Schriftliche Kommunikation fördern: Gute Dokumentation loben und als Standard etablieren. Klare und verständliche Notizen fördernEinheitliche Regeln für Schreibstil und Notizqualität festlegen.

Deep Dives

Projektliste erstellen:

1. Alle aktiven Projekte auflisten (ca. 5 Minuten)

2. Klare Ziele und Ergebnisse formulieren

3. Deadlines und Zeitrahmen festlegen

4. Liste wöchentlich priorisieren

5. Regelmäßig prüfen, welche Projekte aktiv bleiben sollen

Drei Gewohnheiten für Organisation

• Ergebnisorientiert organisieren:

  Sortiere Informationen nach Zeitpunkt und Ort der Nutzung.Nur speichern, was den Zielen dient.

• Organize Just in Time (Rechtzeitig organisieren):

  Nur dann ordnen, wenn klar ist, wofür Informationen gebraucht werden.Nicht vorsorglich, sondern bedarfsorientiert.

• Keep it Informal (Locker bleiben):

  Nur Projekte erfordern Präzision.Alles andere darf flexibel und unstrukturiert bleiben.Einfache Ordner ohne zu viele Unterebenen.Persönliche Daten nicht in Datenbanken speichern.Ordner nur anlegen, wenn Inhalte vorhanden sind.

PARA im Team anwenden

Wissensmanagement sollte auf die Produktivität des Einzelnen ausgerichtet sein.

1. Strukturen festlegen:

   • Definition von Projekten und Bereichen im Team

   • Standards und Regeln für Zusammenarbeit bestimmen

   • Vorgehen bei Projektbeginn und Abschluss klären

   • PARA Champion ernennen, der das System betreut

2. Schulung:

   • PARA-Dokumentation bereitstellen

   • Workshops und Trainings anbieten

3. Geteilte Projekte verwalten:

   • Nur relevante Projekte gemeinsam speichern

   • Zugriff nur für Beteiligte gewähren

4. Schreibkultur fördern:

   • Qualität der Notizen regelmäßig prüfen

   • Gute Dokumentation belohnen

   • Einheitliche Standards für Kommunikation und Notizen festlegen