Kurz-Zusammenfassung

Das Buch The Ultimate Guide to Business Process Management bietet einen umfassenden Überblick über die Grundlagen, Strukturen und Methoden des Business Process Management (BPM). Es erklärt, wie Prozesse analysiert, modelliert, optimiert und gesteuert werden, um Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit in Organisationen zu erhöhen. Im Fokus steht die Prozessanalyse, ergänzt durch die Rollen des BPM Centers of Excellence, Modellierungstechniken, den BPM-Zyklus, Standardrichtlinien und das Reifegradmodell für BPM.

Allgemeine Ideen

Solange ein Unternehmen Prozessmanagement betreibt, kann es sich an jede Umgebung anpassen

BPM dient dazu, die Art und Weise zu verbessern, wie Arbeit erledigt wird

Inhalt

5 Funktionen von BPM

Business Process Management (BPM) umfasst fünf Hauptfunktionen:

• Function Analysis: Bewertet Unternehmensfunktionen, unterstützt die Strategieentwicklung und zeigt Wachstumschancen auf.

• Service Analysis: Identifiziert manuelle Aufgaben und bereitet Prozesse auf Automatisierung vor.

• Process Analysis: Analysiert End-to-End-Prozesse, deckt Schwachstellen auf und zeigt Optimierungsmöglichkeiten.

• Information Analysis: Kartiert Informationsflüsse, erkennt Lücken und verbessert Kommunikationskanäle.

• Workflow Analysis: Bewertet den Datenfluss zwischen Anwendungen, Netzwerken und Systemen.

Das Buch konzentriert sich auf die Prozessanalyse, da die anderen Funktionen meist von IT-Spezialisten durchgeführt werden.

5 Aufgaben von BPM

1. Business Strategy: Definiert langfristige Unternehmensziele und Wachstumspotenziale. Erstellt strategische Roadmaps und Entwicklungspläne.

2. Business Architecture: Gestaltet Strukturen, Rollen, Governance und Systeme zur Umsetzung der Strategie.

3. Business Process Management (BPM): Modelliert End-to-End-Prozesse von Kunde zu Kunde. Sorgt für effiziente und kostengünstige Abläufe.

4. Lean: Erkennt und beseitigt Verschwendung in Prozessen. Erhöht Geschwindigkeit und Transparenz der Abläufe.

5. Six Sigma: Verwendet Daten und Statistik zur Messung von Prozessleistung. Reduziert Abweichungen und verbessert Effizienz.

BPM Center of Excellence (CoE)

Das BPM Center of Excellence dient als zentrale Einheit zur Steuerung und Standardisierung von BPM-Aktivitäten.

4 Levels of CoE:

• Performance Layer: Legt Ziele und Best Practices fest, verwaltet das Prozess-Repository, prüft Projekte und überwacht Einsparungen.

• Business Layer: Beschreibt die Organisation des CoE mit den vier Säulen: People, Process, Governance und Technology.

• Service Layer: Bietet Dienstleistungen wie Schulungen, Modellierung und Analysen an. Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten der BPM-Teams.

• Technology Layer: Betreut das zentrale Prozess-Repository und BPM-Tools. Sichert Standards, Versionierung und Konsistenz.

4 Pillars of BPM CoE

• People: Definiert Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, um die BPM-Initiativen wirksam umzusetzen.

• Process: Stellt Methoden, Standards und Frameworks bereit, um Prozesse zu modellieren, zu verbessern und zu managen.

• Governance: Etabliert Regeln, Überwachung und Entscheidungsstrukturen für einheitliche und strategiekonforme BPM-Prozesse.

• Technology: Liefert Tools und Plattformen zur Unterstützung von Modellierung, Automatisierung, Monitoring und Wissensaustausch.

Process Modeling Techniques

• Process Maps: Statische Darstellungen mit begrenzter Sicht. Kein dynamischer Bezug, hoher Zeitaufwand.

• Process Models: Dynamische, toolbasierte Modelle, die End-to-End-Prozesse abbilden. Änderungen wirken sich automatisch aus. Simulationen sind möglich.

• Flowcharts: Einfache, lineare Darstellungen mit standardisierten Symbolen. Zeigen den sequentiellen Ablauf.

• RACI Matrix / Functional Decomposition: Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten nach Responsible, Accountable, Consulted und Informed.Die funktionale Dekomposition listet Prozesse mit Verantwortlichen, bevor sie modelliert werden.

• Business Process Management Notation (BPMN): Standardisierte Methode zur Dokumentation von Geschäftsprozessen.

  • Flow Objects: Ereignisse starten oder beenden Prozesse, Aktivitäten sind Aufgaben, Gateways verzweigen oder verbinden Abläufe.

  • Connecting Objects: Verknüpfen Aufgaben über Sequenzen, Nachrichtenflüsse und Assoziationen.

  • Swim Lanes: Organisieren Aktivitäten nach Rollen oder Abteilungen.

  • Artifacts: Fügen Kontextinformationen wie Datenobjekte, Gruppen oder Anmerkungen hinzu.

Create a Process Hierarchy

Alle Prozessmodelle werden gesammelt und mit eindeutigen IDs versehen. Das APQC Process Classification Framework (PCF) dient als Referenz für eine einheitliche Taxonomie. Prozesse werden direkt mit Unternehmensleistungen, Produkten und Aktivitäten verbunden. Namensgebung und Struktur werden standardisiert, spontane Entwicklungen vermieden. Die Hierarchie bildet eine Baumstruktur, um Beziehungen, Lücken und Überschneidungen zu erkennen.

Organization Value Chain

Die Prozesse einer Organisation werden anhand der Wertschöpfungskette und auf der Basis der einzelnen Aufgaben darin aufgebaut:

Operations:

1. Procurement

2. Inbound Logistics

3. Production

4. Outbound Logistics

5. Sales

6. Customer Service

Support:

7. Business Vision and Strategy

8. FinanceAdministration

9. Human Resources

10. Marketing

11. Information Technology

    
    

Diese Wertschöpfungskette ordnet Tätigkeiten zwischen Business und IT und sorgt für klare Prozessverantwortung.

BPM Activity Cycle

Define: Der Kunde reicht eine Arbeitsanfrage ein. Der CoE-Manager genehmigt den Start.

Design: Analysten entwerfen das Prozessmodell mit Kundeninput. Nur der Entwurf wird vorgelegt.

Simulate: Das Modell wird getestet, überprüft und Feedback gesammelt.

Deploy: Einführung des Prozesses mit Architekten und Prozessverantwortlichen. Schulung der Beteiligten.

Execute: Prozess wird in Betrieb genommen. Unterstützung in der Anfangsphase, schrittweise Einführung möglich.

Monitor: Feedback wird durch Berichte, Umfragen oder Workshops gesammelt. Ergebnisse werden überprüft.

Analyze: Rückmeldungen werden ausgewertet, Simulationen wiederholt, Empfehlungen beschlossen.

Optimize: Verbesserungen werden implementiert, und Prozessdokumentation wird erstellt.

Checklist for Standards

• Modeling: Erstellung einer funktionalen Dekompositionsmatrix, um eine vollständige Sicht sicherzustellen und Doppelarbeit zu vermeiden.

• Formatting: Verwendung von BPMN 1.2 oder 2.0 für Automatisierung und Metriken. Einheitliche Symbolgrößen, klare Abstände, Titel oben zentriert, Versionsdaten und Autorenangaben zur Nachverfolgbarkeit.

• Gateways:

  • Exklusive Gateways: Nur ein Pfad wird verfolgt

  • Inklusive Gateways: Einer oder mehrere Pfade

  • Parallele Gateways: Alle Pfade werden verfolgtKlare Kriterien und vollständige Prozentangaben sind notwendig.

• Tasks / Activities / Sub-processes: Aufgaben in Unterprozesse gliedern, falls Details nötig sind.Klare Benennung im Verb-Substantiv-Format mit maximal vier Wörtern.

• Events: Jeder Prozess beginnt und endet mit Ereignissen. Ereignisse beschreiben den Auslöser.

• Flows: Nachrichtenflüsse verbinden Aufgaben oder Ereignisse, nicht Gateways.Sequenzen nur innerhalb desselben Pools. Keine überlappenden Linien.

• Other: Alle Elemente müssen mit dem Prozess verbunden sein.Dokumentation des gesamten End-to-End-Prozesses zur Verbesserung und Neugestaltung.

Procedure Guide Standards

• Verwendung einheitlicher Vorlagen für Layout und Struktur.

• Anweisungen entsprechen den Prozessschritten.

• Klare Formatierung und begrenzte Screenshot-Breite.

• Korrekte Nummerierung, Fett für klickbare Elemente, Kursivschrift für Dokumente.

• Abschluss mit „End of procedure“ im Tabellenfeld oder „End of process“ außerhalb.

• Grammatik- und Rechtschreibprüfung, konsistenter Stil, aktualisierte Referenzen und funktionierende Links.

Process Measurement

Messung des Ist-Prozesses vor Beginn der Optimierung.Erstellung eines Datenerfassungsplans mit Fokus auf:

• Durchlaufzeit

• Zykluszeit

• Wartezeit

• Aktivitätskosten

• Anzahl der Vollzeitkräfte (FTE)

• Service Level Agreements (SLAs)

Diese Kennzahlen verbessern Effizienz, Kosten und Qualität.Wichtige Bereiche sind Personalnutzung, Aktivitätskosten und Kapazitätsplanung.

BPM Maturity Model

1. Non-existent: Kein BPM vorhanden, Problem nicht erkannt.

2. Initial: Erstes Bewusstsein, aber unstrukturierte, personengebundene Ansätze.

3. Managed: Teilweise standardisierte Abläufe, schwache Dokumentation, keine Schulung, hohe Fehlerquote.

4. Standardize: Prozesse sind dokumentiert, geschult und verbindlich. Fokus auf Konsistenz und Basisautomatisierung.

5. Predictable: Prozesse werden gemessen, Ergebnisse sind vorhersagbar. Teilweise Nutzung von BPM-Tools.

6. Innovating: Vollständig optimiert und integriert. Kontinuierliche Verbesserung, starke IT-Unterstützung und hohe Anpassungsfähigkeit.